216 accountants
Boekhouding webshop
Blogs

Boekhouding webshop: belangrijke punten om rekening mee te houden

8 juni 2021

Webshops zijn sinds de coronacrisis booming business. Naast de Zalando’s en de Bol.com’s van deze wereld, hebben intussen ook een heleboel Nederlandse MKB bedrijven de digitale weg naar klanten gevonden, zowel in binnen- als buitenland.

Uit ervaring weten wij dat het op orde hebben van de financiële zaken bij het runnen van een webshop lastig kan zijn voor ondernemers. Van het berekenen van belastingen op online verkopen tot voorraadbeheer en logistiek, het runnen van een webshop brengt een hele reeks uitdagingen en overwegingen met zich mee. Het is belangrijk dat je jouw boekhouding hierop inricht, zodat jouw administratie en financiële overzichten nauwkeurig en volledig zijn en je goede financiële beslissingen kunt nemen. Denk hierbij aan:

  • Meerdere valuta’s en buitenlandse verkopen
  • Omzetbelasting
  • Platformkosten
  • Payment service providers
  • Voorraadbeheer
  • Achteraf betalen
  • Verzending

In dit artikel leggen we zeven essentiële overwegingen voor het optuigen van een boekhouding voor een webshop uit.

Boekhouding webshops: Belangrijke dingen om te overwegen

De boekhouding van een webshop brengt uitdagingen met zich mee waar andere bedrijfsmodellen zich geen zorgen over hoeven te maken. In dit gedeelte bekijken we de meest voorkomende uitdagingen waarmee eigenaren van webshops te maken krijgen bij het verwerken van hun boekhouding. Als je begrijpt hoe deze aspecten jouw boekhouding beïnvloeden, wordt het gemakkelijker om de juiste oplossing voor jouw bedrijf te kiezen.

1. Meerdere valuta’s en buitenlandse verkopen

Via een webshop kun je producten over de hele wereld verkopen en veel e-commerce platformen maken het gemakkelijk om in meerdere valuta’s te verkopen. Wanneer je echter verkoopt en naar het buitenland verzendt, heb je mogelijk aanvullende informatie nodig om deze verkopen met elkaar in overeenstemming te brengen. Om de verkoop te matchen met de laatste storting op jouw bankrekening (die in jouw lokale valuta zal zijn), moet je de exacte wisselkoers weten die jouw e-commerce platform heeft gebruikt om de valuta’s om te zetten. Soms kan die omzetting leiden tot een discrepantie tussen de buitenlandse verkoop en de laatste storting op jouw bankrekening. Wanneer dat gebeurt, moet het verschil in jouw administratie worden geregistreerd als een ‘winst of verlies op vreemde valuta’.

2. Omzetbelasting

Een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een e-commercebedrijf is het innen en betalen van omzetbelasting. De meeste platformen innen echter alleen omzetbelasting van klanten. Ze storten het samen met de rest van de verkoop op jouw bankrekening, dus het is aan jou om dat geld bij de juiste belastingdienst te krijgen. Jouw boekhouding van je webshop moet dus inzicht geven aan hoevel omzet je in de diverse landen hebt gegenereerd. Momenteel mag je als Nederlandse webshop in beginsel Nederlandse btw afdragen op webshopverkopen aan particulieren in de Europese Unie, tenzij je bepaalde drempels per land zou overschrijden. In de meeste landen liggen die drempels relatief hoog (bv. Duitsland: € 100.000, Belgie: € 35.000). Overschrijd je die drempel toch, dan moet je het btw-tarief toepassen van het land waar de particuliere klant woont, in dat land een btw-aangifte indienen en de btw afdragen.

Nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021

Vanaf 1 juli wijzigt deze regel over ‘verkopen op afstand’ drastisch. Er geldt vanaf dan enkel nog één globale drempel van € 10.000 voor alle webshopverkopen aan buitenlandse particulieren samen, ongeacht het land waar deze wonen. Het logische gevolg is dat je als Nederlandse webshop veel sneller buitenlandse btw zal moeten afdragen. Per land zal je dus moeten nagaan welk btw-tarief er van toepassing is op bepaalde producten (bv. voeding, fietsen, boeken, planten, …). Heb je in het eerste half jaar van 2021 reeds voor meer dan € 10.000 verkocht aan particulieren in het buitenland, dan moet je vanaf 1 juli 2021 meteen buitenlandse btw aanrekenen voor jouw buitenlandse webshopverkopen.

3. Platformkosten

Als je jouw webshop host op een e-commerceplatform, zoals Shopify of Woo Commerce, komen er extra kosten bij. Het bouwen van jouw webshop op die platformen biedt natuurlijk veel voordelen, maar hiervoor vragen deze platformen een klein deel van elke verkoop die je online doet. Dat kan de zaken vanuit boekhoudkundig oogpunt ingewikkelder maken, omdat de stortingen die op jouw bankrekening verschijnen in feite netto-omzet zijn in plaats van bruto-omzet. Dat komt omdat het platform zijn kosten reeds heeft ingehouden voordat het geld op jouw rekening wordt gestort. De juiste manier om dit in jouw boeken te laten zien, is door de bruto-omzet te noteren en vervolgens het verschil tussen dat aantal en de storting op jouw bankrekening te noteren als ‘platformkosten’.

4. Payment serviceproviders

Naast e-commerce platformen kunnen payment serviceproviders (denk aan Mollie en Adyen) jouw administratie complexer maken. Dit geldt met name als het gaat om het volgen van retouren. Als je bijvoorbeeld een verkoop doet via het Shopify-platform, wordt de betaling verwerkt door een externe payment serviceprovider. Maar als jouw klant het artikel een week later retourneert, waar wordt de retour dan vastgelegd? Wanneer er meerdere tools van derden bij betrokken zijn, kun je trackingsproblemen tegenkomen. Werd de retour vastgelegd in Shopify of in de payment serviceprovider? Is het meerdere keren opgenomen in jouw administratie?

Bovendien betalen veel payment serviceproviders de door jou betaalde verkoperskosten niet terug alleen omdat een klant het artikel retourneert. Die vergoeding wordt een verlies voor jouw bedrijf en moet op die manier in jouw boekhouding worden weergegeven.

5. Voorraadbeheer

Veel e-commerce platformen bieden de mogelijkheid tot het bijhouden van voorraad in hun software. Dat maakt het gemakkelijk om voorraad voor online verkopen via jouw webshop te volgen en te beheren. Maar als je op meerdere plaatsen online verkoopt – bijvoorbeeld op jouw eigen Shopify-website, plus op Amazon – houdt een e-commerce platform geen wijzigingen in de voorraad bij als gevolg van externe verkoop. Jouw Amazon-verkopen worden dus niet weerspiegeld in de voorraad die Shopify registreert. Dat maakt het buitengewoon belangrijk om één centrale plek te hebben om de voorraad bij te houden.

6. Achteraf betalen

De meeste betalingen die je ontvangt, gaan via IDEAL, creditcards of PayPal in plaats van andere betaalmethoden, maar je kunt er nog steeds voor kiezen om andere betalingsmethoden te accepteren. Sommige e-commerce platformen zijn uitgerust om, naast directe betaling, verkopen bij te houden die achteraf worden betaald. Als je van plan bent om deze betaalmethode te aan te bieden aan jouw klanten, dan wordt de verkoop pas volledig verwerkt in jouw boekhouding webshop als het geld op jouw bankrekening is bijgeschreven. Denk dus goed na welke online betaalmethodes je wilt aanbieden en zorg ervoor dat jouw software deze verkopen aankan.

7. Verzendkosten

Verzendkosten leveren veel webshops hoofdbrekers op. Moet je gratis verzending aanbieden? Zo niet, hoeveel moet je klanten in rekening brengen? Een vast tarief? Sommige e-commerce platformen maken verzending gemakkelijker door rechtstreeks te integreren met verzendsystemen. Dat betekent dat jouw platform zowel het innen van verzendkosten bij de klant als het kopen van portokosten bij jouw logistieke dienstverlener kan afhandelen.

Een ander belangrijk punt om in gedachten te houden is dat de verzendkosten die je aan klanten in rekening brengt, vaak niet perfect overeenkomen met wat je daadwerkelijk betaalt om die artikelen te verzenden. Laten we zeggen dat je tegen een vast tarief van € 6 verzending aanbiedt – je betaalt misschien € 2 om één bestelling te verzenden en € 10 om een ​​andere te verzenden. Je boekhouding moeten die verschillen kunnen verklaren. Er zijn twee belangrijke manieren om dat te doen:

a) Eén grootboekrekening voor verzendkosten

De eerste manier om rekening te houden met verschillen tussen inkomsten en uitgaven uit verzending, is door alles op één grootboekrekening te boeken. Dat betekent dat zowel de inkomsten uit verzending als alle betalingen aan logistieke partners (zoals UPS) naar dezelfde grootboekrekening gaan.

b) Twee aparte grootboekrekeningen voor inkomsten en uitgaven uit verzending

Als alternatief kunt u twee grootboekrekeningen aanmaken, een grootboek voor inkomsten en een grootboek voor kosten. Vaste vergoedingen die van de klant worden geïnd, gaan naar de eerste rekening, betalingen aan logistieke partners worden geboekt op de tweede.

Hulp nodig bij de boekhouding van je webshop?

Het exploiteren van een webshop brengt een verscheidenheid aan boekhoudkundige complexiteiten met zich mee. Of jouw webshop nu klein of groot is, er zullen uitdagingen zijn. Denk hierover goed na tijdens het inrichten van jouw boekhouding van de webshop. Enkel op deze manier kun je de beste beslissing nemen over hoe je jouw boekhouding moet optuigen en welke software je moet selecteren die geschikt is voor jouw webshop.

In het licht van de complexiteit van het voeren van de boekhouding voor webshops, kiezen veel ondernemers ervoor hun administratie uit te besteden. 216 Accountants heeft veel ervaring met het inrichten en verwerken van de administratie van webshops. Lees meer over de klantervaring van MijnCadeau of neem contact met ons op voor meer informatie.

Heb je vragen, wil je een afspraak maken of ben je op zoek naar advies? Neem dan contact op via de telefoon (088-9955216)mail of stel jouw vraag via onderstaand contactformulier.

  • Contactaanvraag voor 216 kantoor:
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.