Wanneer je een bedrijf start, is het niet ongebruikelijk om een doe-het-zelf-benadering te kiezen voor het verwerken van de administratie en het indienen van belastingaangiften. Dit kan gedurende een bepaalde tijd prima werken, maar er komt een moment dat een gebrek aan professionele ondersteuning tot ernstige problemen kan leiden. Je bent misschien nog niet klaar om een fulltime boekhouder of accountant in dienst te nemen, maar hier zijn drie red flags die je kunnen laten weten dat het tijd is om je administratie uit te besteden.
Red flag #1: Het missen van belangrijke deadlines
Het topic belastingen kan voor startups en scale-ups snel een complexe uitdaging worden. Je wilt niet wachten om hulp in te roepen nadat je een brief hebt gekregen van de Belastingdienst, waarin staat dat je achterloopt met de belastingbetalingen van jouw bedrijf.
Naarmate je bedrijf groeit – en vooral als het zich uitbreidt naar het buitenland – moet je het hele jaar door aangiften indienen en verschillende belastingen betalen. Een belangrijke uiterste inleverdatum voor belastingen is 1 juni (of vijf maanden na het einde van het boekjaar, wanneer je werkt met een gebroken boekjaar), maar dat is slechts een deel van de jaarlijkse inlever vereisten. Er kunnen ook maandelijkse of driemaandelijkse deadlines zijn waaraan je moet voldoen. Het is veel om bij te houden en het missen van een inlevertermijn kan tot een boete leiden. Te weinig betalen kan ook leiden tot extra boetes en rente. Reden te meer om te zorgen dat je administratie in orde is, zodat je weet hoeveel je zou moeten betalen. Idealiter sluit je jouw administratie elke maand af (door transacties vast te leggen, te beoordelen en goed te keuren). Je moet jouw administratie minimaal aan het einde van elk jaar afsluiten, voordat je de jaarlijkse belastingaangifte van jouw bedrijf indient.
Als je deadlines hebt gemist of per ongeluk te weinig hebt betaald omdat jouw administratie niet in orde was, is het misschien tijd om de administratie uit te besteden. Hoe langer je wacht, hoe meer fouten er kunnen ontstaan en hoe meer werk het kost om de fouten te herstellen.
Red flag #2: Je merkt de impact op jouw tijd
Een tweede red flag kan moeilijker te herkennen zijn. Het is onvermijdelijk dat je als ondernemer veel petten op hebt, en voor veel (startende) ondernemers zijn die petten ook ‘boekhouder’ en ‘fiscalist’. Als dit afleidt van zaken waar je eigenlijk mee bezig moet zijn, kan het een goed idee zijn om de administratie van jouw takenlijst te schrappen.
Boekhouden is complex en het vergt veel expertise en aandacht. Zou je kunnen leren om een goede administratie te voeren en belastingaangiften in te dienen? Absoluut. Er zijn tal van cursussen beschikbaar en software die kan helpen. Is het echter een goede besteding van jouw tijd? Niet perse.
Als ondernemer heb je een uniek inzicht in de mogelijkheden en kansen van jouw bedrijf. Dat betekent dat er in feite grote opportuniteitskosten zijn als je tijd besteedt aan werk dat makkelijk kan worden uitbesteed. Als de tijd die je kwijt bent aan het verzenden van facturen, het bijhouden van uitgaven, het proberen om transacties te reconcilieren en het invullen van belastingaangiften beter kan worden besteed aan het laten groeien van jouw bedrijf, dan is het misschien tijd om te stoppen met het zelf verwerken van jouw administratie.
Red flag #3: Je bent er niet zeker van dat alles nauwkeurig is
Als jouw administratie niet in goede staat verkeert, zul je de impact op verschillende aspecten van je bedrijf gaan voelen. Fiscale fouten (en de gevolgen daarvan) kunnen lastig zijn om mee om te gaan, maar dat is niet het enige probleem. Zonder een nauwkeurig inzicht in de financiële situatie van jouw bedrijf, wordt het moeilijk om belangrijke strategische beslissingen te nemen.
Startups en scale-ups kunnen geweldige producten maken, geweldige services aanbieden en een snel groeiend klantenbestand hebben, maar falen nog steeds vanwege liquiditeitstekorten als ze niet goed op hun financiën letten. Zonder bijgewerkte administratie kun je jouw verwachte geldstromen niet nauwkeurig voorspellen of erachter komen hoeveel jij je kunt veroorloven om in jouw bedrijf te investeren. Het zal ook niet gemakkelijk zijn om financiering op te halen, hetzij bij investeerders, hetzij bij een bank, als jouw administratie niet op orde is.
Het uitbesteden van de administratie kan ervoor zorgen dat jouw administratie elke maand nauwkeurig en op tijd wordt afgesloten, zodat je realtime toegang hebt tot betrouwbare financiële gegevens. Je kunt dan beslissingen nemen op basis van de zakelijke realiteit, in plaats van benaderingen. En als extra bonus kan het ook veel gemakkelijker zijn om jouw belastingaangiften in te dienen.
Wanneer het verwerken van de administratie van jouw bedrijf te veel van jouw tijd in beslag neemt, of wanneer jouw administratie en belastingaangiften uit de hand lopen, is het tijd om te stoppen met de doe-het-zelf-aanpak. Het werk uitbesteden kan je helpen fouten te voorkomen, tijd te besparen en ervoor te zorgen dat je beslissingen kunt nemen op basis van solide financiële fundamenten.
Administratie uitbesteden
Als je op het punt bent aangekomen dat doe-het-zelfen niet meer werkt, kan 216 accountants helpen bij alles rondom je administratie. Lees meer over onze dienstverlening op het gebied van boekhouding en belastingadvies, of neem contact op voor een persoonlijk gesprek.